Spracovanie osobných údajov advokátmi o klientoch alebo iných fyzických osobách, je každodennou súčasťou výkonu advokácie. V texte nižšie uvádzame podmienky, za ktorých dochádza k spracúvaniu osobných údajov našou advokátskou kanceláriou Advocatur Gémeš, Filipová & Partner AG, akciová spoločnosť, so sídlom Städtle 17, Vaduz 9490, Lichtenštajnské kniežatstvo, reg.č. FL-0002.539.075-9, zápis: Amt Für Justiz Fürstentum Liechtenstein Handelsregister, vo veci týkajúcej sa organizačnej zložky podniku BOOM & SMART Slovakia, so sídlom Mostová 185/2, 811 02 Bratislava – mestská časť Staré Mesto, Slovenská republika, IČO: 53 096 428, zápis: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, Oddiel: Po, Vložka číslo: 9013/B.
V prípade otázok nás môžete kontaktovať prostredníctvom e-mailu office-sk@boomandsmart.com, alebo telefonicky na +421484153626.
Pre aké účely, a prostredníctvom ktorých právnych základov, spracúvame vaše osobné údaje?
| Účely spracúvania | Právny základ |
|---|---|
| Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb) | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
| Poskytovanie iných ako právnych služieb | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
| Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR alebo verejný záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR |
| Účely týkajúce sa ochrany oprávnených záujmov | Oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
| Marketingové účely | Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
| Štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme a účely historického a vedeckého výskumu | Právny základ, ktorý umožňoval získavanie osobných údajov na pôvodné účely v zmysle režimu čl. 89 GDPR |
| Personalistika a mzdy | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR prípadne aj plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR |
| Účtovné a daňové účely | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR |
Príklady spracúvania pre výkon povolania (poskytovanie právnych služieb):
Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb) môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:
- Príprava ponuky právnych služieb na žiadosť klienta vrátane účasti vo výberových konaniach klientov;
- Posúdenie klienta z pohľadu potenciálneho konfliktu záujmov;
- Uzatvorenie zmluvného vzťahu s klientom vrátane predzmluvných vzťahov;
- Overovanie totožnosti klienta;
- Zastupovanie klientov v konaní pred súdmi, orgánmi verejnej moci a inými právnymi subjektmi;
- Obhajoba v trestnom konaní;
- Poskytovanie právnych rád;
- Spisovanie listín o právnych úkonoch;
- Spracúvanie právnych rozborov;
- Správa majetku klientov;
- Ďalšie formy právneho poradenstva a právnej pomoci;
- Komunikácia s klientami a inými fyzickými osobami týkajúca sa výkonu povolania alebo zmluvného vzťahu s klientom;
- Vyhľadávanie dôkazov v prospech klienta;
- Právne poradenstvo v rámci funkcie zodpovednej osoby podľa GDPR;
- Zisťovanie totožnosti klientov prostredníctvom svedkov, vyjadrenia obce alebo listinných dôkazov.
Príklady spracúvania pre poskytovanie iných ako právnych služieb:
Poskytovanie iných ako právnych služieb môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:
- Výkon funkcie oprávnenej osoby podľa Zákona o partneroch verejného sektora;
- Autorizácia zmlúv vrátane vyhľadávania informáciách o osobách, ktorým by uzavretím zmluvy mohla vzniknúť škoda;
- Vykonávanie konverzie a zaručenej konverzie.
Príklady spracúvania pre zabezpečenie súladu s predpismi:
Zabezpečovanie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:
- Plnenie povinností na úseku ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu;
- Vnútorné administratívne činnosti súvisiace s alebo podporujúce poskytovanie právnych a iných služieb;
- Evidencia času, úkonov a poskytnutého poradenstva klientovi;
- Správa a kontrola záväzkového vzťahu medzi klientom a advokátom;
- Vedenie spisovej agendy advokáta;
- Oznamovanie protispoločenskej činnosti (whistleblowing).
Aké oprávnené záujmy pri spracúvaní osobných údajov sledujeme?
Ochrana oprávnených záujmov advokátskej kancelárie je spätá predovšetkým so zabezpečením bezpečnosti priestorov kancelárie a majetku.
Zároveň, oprávnený záujem ako sekundárny právny základ môžeme aplikovať aj v prípadoch, kde účely spracúvania osobných údajov definuje právny predpis, ale nedostatočne špecifikuje podmienky spracúvania osobných údajov.
Oprávnené záujmy, na ktoré sa pri spracúvaní osobných údajov spolieha naša kancelária, môžu byť nasledovné:
| Oprávnený záujem | Popis |
|---|---|
| Ochrana majetku a priestorov kancelárie | – |
| Priamy marketing | GDPR definuje podmienky, za splnenia ktorých je možné priamy marketing považovať za oprávnený záujem prevádzkovateľa. Preto sa pri našej komunikácii s vami, ktorú možno podradiť pod priamy marketing (napr. zasielanie newslettra), spoliehame na naše oprávnené záujmy. |
Aké kategórie osobných údajov o vás spracúvame?
Z pohľadu advokáta je veľmi komplikované vymedziť presný zoznam osobných údajov, ktoré o vás spracúvame. Tieto sa líšia v závislosti od konkrétneho prípadu, poskytovanej právnej služby, od účelu a tým aj vykonanej spracovateľskej operácie.
Platí však, že všetky osobné údaje, ktoré o vás spracúvame, sú nevyhnutné na dosiahnutie predmetného účelu a teda sú spracúvané prísne v súlade so zásadou minimalizácie osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR.
Vo všeobecnosti možno kategórie osobných údajov, spracúvaných našou advokátskou kanceláriou, vymedziť ako:
- základné identifikačné údaje: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, kontaktné údaje ako adresa bydliska, e-mailová adresa a telefónne číslo;
- ďalšie identifikačné údaje: údaje o štátnej príslušnosti, číslo alebo fotokópia úradných dokladov (občiansky preukaz, pas, vodičský preukaz), informácie o bankovom účte;
- údaje o ekonomickom alebo sociálnom stave: príjmy, výdavky, aktíva a pasíva;
- osobitné kategórie osobných údajov: napr. v prípade antidiskriminačných alebo pracovnoprávnych sporov, v trestnom konaní a pod.
Používame automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania?
V našej kancelárii nevyužívame žiadne procesy, ktoré by boli založené na automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania, v zmysle článku 22 GDPR.
Komu sprístupňujeme vaše osobné údaje?
Vo všeobecnosti platí, že advokát poskytuje právne služby pod podmienkou zachovania mlčanlivosti, ktorá sa zákonite vzťahuje aj na spracúvanie osobných údajov klientov a iných osôb. Podmienkou zachovania mlčanlivosti je advokát viazaný tak zákonom, ako aj predpismi advokátskej komory. Preto osobné údaje našich klientov a iných osôb vo všeobecnosti nesprístupňujeme.
Podľa Trestného zákona je však advokát povinný prekaziť spáchanie trestného činu, ak sa hodnoverným spôsobom dozvie, že iný pripravuje alebo pácha zločin.
Zároveň je advokát povinnou osobou podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu, a preto je v súlade s týmto predpisom povinný poskytnúť finančnej spravodajskej jednotke, súdom alebo orgánom činným v trestnom konaní, všetky potrebné informácie a doklady, ak takýmito v uvedenej súvislosti disponuje.
Vaše osobné údaje môžu byť zároveň poskytnuté osobám, ktoré poverujeme vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb, spracovaním účtovnej agendy, alebo poskytovateľom serverového úložiska.
Sú vaše osobné údaje prenášané do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií?
Vaše osobné údaje nie sú prenášané do žiadnej tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie. Treťou krajinou sa rozumie krajina mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Európsky hospodársky priestor tvoria krajiny Európskej únie, Lichtenštajnsko, Island a Nórsko.
Po akú dobu uchovávame vaše osobné údaje?
V prípade, ak ste našim klientom, spôsob uchovávania vášho spisu vrátane jeho skartácie, upravuje vnútorný predpis Slovenskej advokátskej komory.
Podľa Návrhu spisového poriadku, ktorý je prílohou uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory č. 29/11/2011 zo dňa 1. decembra 2011, je skartačná lehota klientského spisu 10 rokov. Táto lehota plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu archívu. Uvedenou lehotou sa riadi aj naša advokátska kancelária.
Výnimky z lehoty skartácie:
Existujú však výnimky, ktoré nám ukladajú povinnosť evidovať klientský spis dlhšie. Podľa vyššie uvedeného predpisu SAK, nie je možné skartovať:
- klientský spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom,
- protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov,
- klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu,
- klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.
Ak advokát vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia.
Vedenie a uchovávanie účtovnej dokumentácie (účtovných záznamov) upravuje predovšetkým zákon o účtovníctve, ktorý na evidenciu týchto záznamov stanovil desaťročnú lehotu, pričom začiatok jej plynutia sa odvíja od typu konkrétneho záznamu.
V ďalších prípadoch spracúvania osobných údajov, uchovávame osobné údaje po dobu nevyhnutnú na splnenie daného účelu spracúvania, alebo do uplynutia doby, na ktorú nám dotknutá osoba poskytla svoj súhlas.
Poučenie o právach dotknutej osoby
Ako dotknutá osoba máte právo:
- požadovať od nás prístup k vašim osobným údajom podľa čl. 15 GDPR;
- na opravu vašich údajov podľa čl. 16 GDPR;
- na vymazanie vašich údajov podľa čl. 17 GDPR;
- na obmedzenie spracúvania vašich údajov podľa čl. 18 GDPR;
- na prenosnosť osobných údajov podľa č. 20 GDPR;
- namietať spracúvanie osobných údajov podľa č. 21 GDPR;
- právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov;
- podať dozornému orgánu návrh na začatie konania podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov.
Uplatnenie vašich práv je však podmienené splnením podmienok, ktoré pre ich uplatnenie kladie GDPR. Zároveň sa možnosť ich uplatnenia odvíja aj od vášho postavenia vo vzťahu k našej advokátskej kancelárii, teda či ste alebo nie ste našim klientom, pretože práve od tejto skutočnosti sa odvíja aj naša prípadná povinnosť zachovávať mlčanlivosť.
Svoje práva môžete uplatniť e-mailom na office-sk@boomandsmart.com, alebo písomne na adrese nášho sídla.
Cookies
Naša webová stránka používa len tzv. nevyhnutné cookies, ktoré nezhromažďujú informácie a údaje, na základe ktorých by mohol byť používateľ webovej stránky individuálne identifikovateľný. Jedná sa výlučne o cookies, bez ktorých by prevádzkovateľ webovej stránky nebol schopný poskytovať svoje služby cez webovú stránku, pretože sú nevyhnutné k jej správnemu fungovaniu.
Kódex správania pre spracúvanie osobných údajov advokátmi
Naša advokátska kancelária pri spracúvaní osobných údajov postupuje plne v súlade s Kódexom správania pre spracúvanie osobných údajov advokátmi, prijatým Slovenskou advokátskou komorou a schváleným Úradom na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.